こんなお悩みはありませんか？
業務効率化って何から手をつければ良いの？
生産性を向上させるためには、業務効率化に向けた検討が必要不可欠です。とはいえ、現状の業務の中で効率化できる部分を考えるのは難しいですよね。そこで、業務効率化の第一歩は、業務の棚卸しを行ない、業務フローを可視化することです。
まずは業務の棚卸しが大切
業務の棚卸しを行なうことで、どこで、どの様な作業が発生し、どのくらい稼働がかかっているのかを明確にする事で、効率化できる部分や、その対策を検討しやすくなります。
最初は難しく感じられるかもしれませんが、数多くの不動産企業様の業務効率化をお手伝いしてきたイタンジにご相談いただければ、業務の棚卸しから最適な改善策の検討まで、一緒に行なう事が可能です。
下記は例として契約業務のフローを書き出したものです。
普段何気なく行なっている作業でも書き出すと、より建設的な議論が可能になります。例えば、
- 契約書の作成はシステムで自動化できるか
- 押印漏れを防ぐための付箋貼りが思ったより工数が割かれていないか
- 書類スキャンはアルバイトの方にお願いできないか
など様々なアイデアが出てくるかと思います。
業務効率化を後押しするRPA
実際に業務を効率化するためには？
業務を効率化する手段は様々ありますが、ここではその中の一つとして、不動産業界でも活用が広まっているRPAの具体的な活用方法をご紹介します。
RPAとは？
- 請求書を作成するために、管理システムから請求システムへ金額や請求先情報を転記する
- 電子申込システムの申込者情報を、管理システムにコピーアンドペーストをする
- 宛名だけ変更した、内容が同じメールを作成する
請求書作成や入居者管理、メーラーなどバラバラのシステムを利用しているがために、生産的ではない作業はありませんか？外部委託を利用しようにも、機密情報もありハードルが高く社員の方が請け負っているケースも多いかと思います。
RPAとは、マウス操作、文字入力、コピペ・転記、Web情報抽出といった定型業務を自動化するのに最適なツールであり、生産性の向上や人的ミスの削減が可能です。
RPAの強みと弱み
下記の図は2020年9月にイタンジとNTT東日本様とで実施したウェビナー（https://lp.itandi.co.jp/itandi-seminar/009｜動画公開中）から抜粋した資料です。
作業量と作業の複雑さを軸に、RPAが得意な領域を示しています。
RPAの強みは、人が行うと時間がかかり面倒な繰り返し業務です。
オーナー様へのレポートを作成する際にデータはあるのに散らばっていて資料化できない、のような場面はありませんか？RPAであれば、様々な場所に散らばってしまっているデータを1つのエクセルにまとめて使えるデータベースを作成することが可能になります。他に単調なコピペ作業や単純ミスが発生しがちな作業でも活用できるでしょう。
逆に苦手なことは、人間の判断が必要な業務です。ルールそのものがよく変更される業務や、個別での意思決定が必要な業務などが当てはまります。RPAはあくまでロボットですので、臨機応変に対応することができません。
何を自動化し、何を人間を行うのか、この仕分けの巧拙が会社経営の肝になるでしょう。
不動産業界で数多く活用されてきた「RPAくん」
イタンジの「RPAくん」は不動産業界に特化したRPAシステムです。不動産業界特有の物出しやぶっかくなどの業務や文化に合わせて設計されています。システムの利用に不安な方も、専属のカスタマーサクセスが業務効率化や収益アップのお手伝いをさせていただきます。
他社の成功事例を知りたい方、RPAの導入を検討中の方は下記よりお問い合わせお待ちしております！
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