2019年4月1日に働き方改革関連法案の一部が施行されて以来、働き方改革は大企業はもちろん中小企業にとっても重要な経営課題となっています。また、新型コロナウィルスの影響により、これまでの働き方が大きく見直されています。それに加え、近年は個人情報の漏洩がたびたび問題となっており、個人情報に関するセキュリティーも見直されています。
本記事では、働き方とセキュリティー問題を解決する上で、なぜRPA×OCRの導入が効果的なのかについて解説します。
不動産業界で働き方とセキュリティーが問題となる理由
不動産業界では多くのステークホルダーとのやりとりが必要になってきます。
そのため、基幹システムや電子申込・契約、契約書などの情報が点在しています。これらの入力作業には非常に多くの手間がかかり、仕事の生産性が高まりません。また、自然とミスが増えてしまうことも事実です。アルバイトやパート勤務の方に入力作業をお願いすることも、セキュリティー上あまり好まれることではありません。
問題を解決できるRPA、OCRの仕組み
RPAとは
RPAとは簡単に言うと単調なPC作業を自動化するシステムです。
各種情報を一件ずつ基幹システムなどに入力する手作業をRPAで自動化することができます。日常的に発生する手作業はもちろん、繁閑差のある業務の安定的稼働にも対応します。一度ロボット作業を覚えさせてしまえば、辞めてしまうこともないため、教育のコストも削減されます。
OCRとは
OCRとは簡単に言うと紙情報を電子データ化するシステムです。
入居者申込書や入居審査書、免許書、通帳、見積り、請求書などの紙ベースの文字情報をデータ化し、出力することができます。データ化する人的稼働が軽減されるため入力作業が大幅に軽減されます。
また、OCRにAIを導入することで読み取りの精度を大幅に上げることができます。
RPA×OCR導入のメリット
RPAとOCRを連携させると、申込書や請求書どの紙面の文字を読み取ってデータ化し、さらそのデータを基幹システムなどに自動で入力することができるようになります。つまり、これまでRPAだけでは行なうことのできなかった紙文書が含まれる業務に対しても、プロセス全体を自動化するシステムが出来上がるのです。
具体的なメリットは次の４点です。
１. データ入力作業の手間を大幅に削減
データ入力作業をRPAとOCRに任せることで人間が毎度手入力する手間が省けます。また、人間より圧倒的に素早く多量の仕事をこなすことができます。さらに、人間と違って24時間365日稼働が可能です。
２. セキュリティーの向上
丁寧に文字を書くことで、これまで手入力だったが故に発生していた入力ミスが大幅に削減されます。バイトやパートに入力作業をお願いする必要もなくなります。
３. 後からデータを活用
OCRで読み取った文字情報をデータとして保存することで文字検索が可能になります。これにより、欲しい情報が見つけやすくなり、管理がしやすくなります。また、後から文字情報を変更・追記することも可能になります。
４. 人件費の削減
RPA×OCRを導入することでデータ入力作業に関わる人員を削減できます。また、削減した人員を他の業務に割り振ることが可能になり、企業全体としての生産性が向上するでしょう。
RPA×OCRの活用例
RPA×OCRの活用例として下記の図のような方法があります。
これまでは、手入力で入居者情報を管理システムに登録し、手入力で銀行やカード会社に登録申請をし、手入力で口座情報を管理システムに転記しなければなりませんでした。
しかし、RPA×OCRのシステムを導入することにより、入居者情報の登録から口座情報の転記まですべて自動で行なえるようになります。
RPAくん・OCRくんのご紹介
以上、RPA×OCRが働き方やセキュリティーの問題解決に効果的であることを説明して参りました。弊社でも新サービスのRPAくんとOCRくんをリリースしております。単調な作業を自動化するRPA×OCRのシステムの導入を、ぜひご検討ください。
