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2020-05-13

残業時間30%カット! 申込受付くんとRPAの組み合わせで実現した契約関連業務の自動化とは

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弊社サービス申込受付くんとRPA ソフトの組み合わせにより契約業務を自動化し、大幅な業務効率化を達成した福岡県のG社の事例をご紹介させていただきます。

デジタル化から1歩進んで拠点集約、契約書類の製本も不要に

G社では契約関連業務を行なうスタッフを、本社と2つの支社それぞれに配置していました。これは各拠点で入居申込書等を紙で扱う必要があるため当然の配置と言えました。

しかし、申込受付くんの導入による入居申込書のデジタル化により各拠点で紙の申込書を扱う必要がなくなり、各拠点に配置していた契約関連業務スタッフを本社のみに統合することができました。これにより管理・教育コストの削減に成功したとのことです。

上記に加え申込受付くんの保証会社連携機能により、以前は手作業で送信したFAXがなくなり大幅な業務コスト削減につながりました。

また、契約書類をデータ化し仲介業者がダウンロード・印刷できるようにすることで製本作業の削減もできたとのことです。こういった施策も入り口である申込書のデジタル化の成果と言えるでしょう。

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RPAとの組み合わせで基幹システムへの入力も自動化

契約関連業務で特に作業量が多い単純作業が、基幹システムへの契約情報の入力です。

申込受付くんの導入により契約情報はデジタル化されていますが、基幹システムは各社で独自のシステムなことが多く、申込受付くんを含むWebシステムとの連携ができないケースが多いです。

そこでG社では申込受付くん上のデータをRPAソフト利用して基幹システムへ自動入力するフローを作成しました。

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語で、主に繰り返し行われる作業をソフトウェアによって自動化することを言います。G社ではNTT製の国内シェアナンバーワンRPAツール「WinActor」を利用しました。

シナリオの作成は2週間で完了、入力ミス削減も

RPAソフトを導入する際には、RPAにどのような作業をするかを指示する「シナリオ」と呼ばれるものを作成する必要があります。

たとえば、まずは申込受付くんの画面を開き、指定箇所のデータをコピーし、今度は基幹システムの画面を開き、コピーした値を入力する、といったように人間行なう作業行程をそのまま機械に覚えさせていきます。

WinActorを利用する場合はサポートスタッフによるシナリオ作成代行サービス(有料)を受けることができます。G社では代行サービスを利用し、工程の洗い出しからシナリオの作成まで約2週間で完了しました。

また、入力業務を自動化したことで手作業時に発生していた入力ミスも減らすことができました。

スタッフ数が半分に残業時間は30%カット

申込受付くんとRPAを組み合わせることで下記のような成果を出すことができました。

・前年比(1月〜3月)※申込件数はほぼ同数
・担当スタッフ人数: 3拠点11人 => 本社のみ6人
・1人当たりの残業時間:  82時間 => 55時間

以上、本事例が拠点集約やRPA導入の参考になれば幸いです。

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