都内で不動産の売買・仲介・管理・開発などをおこなう株式会社ワールドウィン様。2021年8月より、いち早く『電子契約くん』をご導入・ご活用いただいておりました。その後2022年5月、ついに宅建業法が改正となりましたが、業務効率にさらなる変化はあったのでしょうか。賃貸管理部の長谷川様にお話を伺いました。
改正宅建業法施行でさらなる業務効率化へ
– ワールドウィン様では、業法改正前から『電子契約くん』をご導入いただいています。以前インタビューさせていただいたときに、「契約書作成業務に60分ほどかかっていたのが、40分ほどに短縮された」というお話を伺いました。現在、業法改正によって35条・37条書面の電子交付が認められたため、さらに業務時間が短縮されたのではないでしょうか？
「はい、現在は15分くらいでできるようになっています。保証や保険など契約に必要な書類を完全電子化することができたので、かなり効率化されました」
– 『電子契約くん』導入後に、繁忙期も迎えられたと思いますが、いかがでしたか？
「トラブルなく乗り越えることができました。『電子契約くん』を導入したことで、製本と印刷、そして何より付箋を貼る工程がほとんどなくなった点がらくですね。これまで、記入漏れをなくすためにさまざまな工夫を試みましたが、結局付箋を貼るのが一番効果的だったこともあって、なかなかの手間になっていました。『電子契約くん』であれば、必要項目が記載されていないと進めない仕様なので、一挙解決でした」
9割の仲介会社がスムーズに電子契約を実現
– 『電子契約くん』導入後に、仲介会社様からの反応はいかがでしたか？
「比較的すんなりご対応いただくことができました。9割の仲介会社様は電子契約に好意的でしたね。1割くらいの方は、未知のものへの抵抗があるのか、反発もありました。その場合はこちらも強くは押さずに、紙での契約に切り替えていました」
– 1割ですと、多くはない比率ですよね。
「そうですね。思ったより少なかったです。やはり仲介会社様にとっても業務が簡略化されるものなので、好意的に受け取られることが多かったと思います」
– 周知の過程で困ったことはありませんでしたか？
「マニュアルを配って対応していただくようにしていたのですが、マニュアルを読まずに問い合わせをしてくるケースがしばしばあり、大変でした。マニュアルがわかりにくいというより、そもそも読んでいないというパターンが多かったですね。ただ、こういったお問合せはこちらから送っていた案内文をよりわかりやすいものに改訂したことで、かなり減りました」
– オーナー様へ周知されたときはどのようなリアクションがありましたか？
「中国籍のお客様がいらっしゃるのですが、『電子契約に対応しているなら契約書類は紙ではなくPDFで送ってください』と先方からお声かけをいただきました」
– 情報感度の高いオーナー様ですと、電子契約が可能になったことをご存じで、率先して導入を希望される方も少なくありません。特に所有物件の多いオーナー様ですと、契約書類の保管場所にお困りのケースもありますから、PDFで保管できることは喜ばれますね。逆に否定的な意見は出ませんでしたか？
「電子契約に否定的なご意見は一件もありませんでした。
また、契約において入居者様からのご感想を直接聞く機会は滅多にないのですが、お一人わざわざご連絡くださって『電子契約は賛成だ』とおっしゃっていました」
完全電子化をめざして…
– 改めて、電子契約のどこに価値を感じていらっしゃいますか。
「テレワークですべて業務を完結できるところに、非常に価値を感じています。『内見予約くん』『申込受付くん』『電子契約くん』を利用していることで、ほとんどすべての工程がオンラインで完結します。『電子契約くん』においては、保証会社や保険会社と連携しているため、賃貸借契約だけでなく、保証契約や保険契約もオンラインでおこなえる点が大きいです。
導入当初は、電子契約への不安があり、契約完了したものをプリントアウトした上で確認作業をおこなっていましたが、今はすっかり慣れて、その工程はおこなっていません。ですから、週の半分以上はテレワークできています」
– ありがとうございます。最後に、今後への意気込みをお聞かせください。
「今はまだ書面でのやりとりも少しは残っている状態ですが、今後はすべての電子化をめざしています。そしてゆくゆくは契約業務以外も一気通貫で電子化し、ますますの業務効率化を進めていきたいと思っています」
2022年8月時点
