2021年10月から「電子契約くん」をご導入いただいているワールドウィン様。
電子契約くんの導入により、テレワーク、契約業務のペーパーレス化、業務時間の短縮が実現されました。
契約業務にかけていた時間が契約1件あたり30分以上削減され、平均7日かかっていた契約は1日で締結できるようになりました。
そんな業務効率化の背景をご紹介すべく、今回はPM事業部の赤木様にお話を伺いました。
テレワークを実現し、週5出社が週1出社に。
– 電子契約くんを導入した経緯を教えてください。
「昨今のコロナ禍においてテレワークを導入する中で、出社しなくてもできる業務があることが分かってきました。通勤にかかる費用や時間、オフィスで作業するスペースの縮小を考えており、コロナが収束してもテレワークの継続が理想でした。
テレワークをする中で、契約業務については書類の印刷・記名捺印・製本・返送された書類の保管等の業務がある限り、出社しなくてはいけません。そこで、出社しなくても契約業務を遂行できるように電子契約を導入することを検討し、電子契約くんを導入しました」
– 出社しなくてはできない契約業務に課題を感じていたのですね。電子契約くん導入後、何か変化はありましたでしょうか。
「変化は大きく分けて2つあります。
1つ目は、今まで出社しなくてはできなかった書類の印刷・記名捺印・製本・返送された書類の保管等の業務がなくなるので、テレワークを実現することができました。出社時にまとめて捺印するなどの処理がなくなったので、心理的にもかなり楽になりました。
2つ目は、契約業務が効率化されました。今まで契約書の作成から返送された書類の保管に合計で90分程度の時間がかかっていましたが、60分程度に短縮することができました」
– 電子契約くんによってテレワークの実現と契約業務の時間短縮が実現したのですね。具体的にはどの業務の工数を短縮することができましたか。
「書類の印刷・製本・書類不備防止のための付箋貼り・署名捺印・返送された書類の確認やスキャンや保管等がなくなったのでかなり便利になりました。なので、ほぼ契約書を作成する時間しかかかっていません。具体的には契約の準備をする段階で60分からが40分程度になり、契約後の時間が40分から20分程度に短縮されました」
– 現在はどの契約書を電子化しているのですか。
「賃貸借契約書、重要事項説明書、紛争防止条例を電子化しています。法改正前は書面の交付が必要なのですが、それでもかなりの業務を効率化がなされています。法改正によって電子交付が可能になればかなり業務を効率化できるのではないかと考えております」
– 審査から契約締結までの時間も短縮されましたか？
「契約締結までの時間は間違いなく短縮されました。今までは1〜2日かけて郵送して、お客様を仲介会社の店舗に呼んで契約を実施していたので、最短当日の契約などが可能になりました。以前は仲介会社から、当日契約したいなどの無茶な要望が出ることがありましたが、今ではそれにも対応できており機会を余すことなく拾えていると感じています」
業界No.1の電子申込サービス「申込受付くん」との連携
– 数ある電子契約サービスの中で、電子契約くんを選んでいただいた理由を教えてください。
「内見予約くんと申込受付くんを実際に利用して、業務がかなり楽になったので、電子契約くんにも興味を持ちました。申込から契約まで一貫してできることに魅力を感じ電子契約くんを導入しました」
– 電子申込からの連携が便利とのことですが、その他にも便利と感じていただける機能はありますか。
「申込受付くんのチャット機能です。チャットで予め仲介会社と電子契約を実行することの打ち合わせをすることができるので、仲介会社にスムーズに電子契約についてご対応いただくことができ便利でした」
仲介会社・入居申込者の利用もサポート
– 電子契約くんを利用する中でハードルに感じたことはありますか。
「仲介会社に利用してもらうのが最初はハードルに感じました。しかし、申込受付くんのチャット欄の活用やマニュアルの配布などをすることで、仲介会社に利用してもらうことが可能になりました」
– 弊社のカスタマーサクセス体制はいかがでしたか。
「電子契約の運用をかなり促進してくれたと感じます。何かをお願いしたらすぐに対応いただけましたし、マニュアルを作成することで仲介会社に対しての利用を促進してくださいました。不動産業界への知見も感じることができました」
今後より一層の電子化に向けて
– 2022年5月に宅建業法の改正が見込まれていますが、意気込みなどございますか。
「重要事項説明書と賃貸借契約書の電子交付が可能になるので、電子化・テレワークをより一層推進したいです。先駆けて電子化していることで、新しい運用にも慣れることができていると思うので、テレワークやオフィスの縮小まで視野に入れています」
– 最後に「電子契約くん」やイタンジに期待することを教えてください。
「業界やお客様にとってのスタンダードになって欲しいサービスです。たくさんの管理会社、仲介会社が導入してくれたら嬉しいです」
弊社一同、邁進いたします。
赤木様、本日は本当にありがとうございました。
2021年1月時点
