イタンジン(ITANZINE)

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2020-05-13

Web申込の変更により、申込対応がスムーズに。印刷の手間を大幅に削減。株式会社明光トレーディング様

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マンションの企画開発から売買・賃貸の管理仲介業など幅広く手がけている株式会社明光トレーディング様の、賃貸管理部(1〜3課)、賃貸営業課に『申込受付くん』をご導入いただきました。申込受付くんを導入後の変化について、賃貸管理部 部長代理の武澤様、課長の吉田様にお話を伺いました。

課題は「業務の煩雑さ」と「機会損失」

−申込受付くんの導入前に抱えていた課題を教えてください。

仲介会社様にFAXを送る手間や到着確認などのトラブル、誤送信、申込状況の管理が担当者ベースで分からない、仲介会社様と連絡が取りたいのに外出中で連絡が取れず審査が進まない、などがありました。

−申込受付くんを導入した理由は何でしょうか? 背景や目的を教えてください。

申し込みが入っても定休日で対応できず、契約できないことがありましたが、申込受付くんなら24時間物件確認から申込まででき、仲介業者様にも紹介しやすいため、機会損失を軽減できると考えたからです。

また、紙ベースでの進め方には限界を感じていました。たとえば、物件案内中に申し込みをいただいた際、わざわざ一度会社に戻らなければなりませんでしたし、内見せずに空き物件を申し込む場合も、プリンターなどの印刷環境が必要でした。システムを導入することでスムーズに案内ができるようになり、こうした負担から解放されると考えたためです。

−申込受付くん導入前と導入後でどのような変化がありましたか?

申込状況の進捗管理がしやすいです。また、仲介会社様と電話でやりとりをしていると、先方が不在のときに伝言をお願いしても忘れられてしまうことが多々ありますが、申込受付くん上だとこちら側の要望を簡単に残すことができるので便利です。

さらに、お客様の内見帰りにスマートフォン一つで申し込みが完結するので負担が軽減できます。URLから申込でき、印刷の手間がなくなったのはかなりの変化です。

研修実施でスムーズに運用体制を確立

−実際に導入してみて、申込受付くんを使っているスタッフの反応はいかがですか。

導入するにあたって社内研修をしたので、そこまで混乱は多くありませんでした。慣れるまでは「この場合どうしたらよいか」と聞かれることはありましたが、使っていくうちに「状況が分かりやすい」などの声があがりました。

−申込受付くんの運用体制(人数、勤務体制、役割等)・運用フローについて教えてください。

営業体制は1〜3課に23名おり、そのスタッフが申込から審査、精算書まで行っています。申込受付くんでの進捗状況も担当者ベースで変更しています。運用フローは、管理者側でステータスが長期間止まっている案件などに、「何が理由で止まっているのか」などを確認してアドバイスしています。

−申込受付くんを利用する中で意識している点、気をつけている点、工夫されている点があれば教えてください。

基本的なことですが、申込が入ったらすぐに審査に流して早く審査を終わらせること、審査状況のステータス変更はスピーディーに変更するようにしています。

顧客の声を拾い、よりよいサービスを提供して欲しい

−今後申込受付くん及びイタンジ株式会社に期待していることもしくは改善を望むことがあれば教えてください。

私たちは貴社がBtoB事業を始めた頃からのお付き合いになりますが、顧客の声を拾っていただいて、常にブラッシュアップしている印象があります。ぜひ、今後もよりすばらしいものを提供していただけるのを期待しています。

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